Несколько важных советов об организации

12651107_1025751240818803_3716182856958802084_n

Все чаще встречаю в сети эту картинку. Меня на ней тагают, присылают в личку и я вижу комментарии «о, да!».
Так вот, я категорически не согласна. Нет, нет и еще раз нет.
Не в моей вселенной. В моей — до и после — совершенно одинаковы. Свой порог 10 000 часов я давно в этом вопросе перешла и на все события приезжала в последние несколько лет «пообщаться и денег забрать». А знаете почему?
Давайте напишу вам несколько правил.
1. Спокойствие, только спокойствие. Хуже организатора, бегающего в ужасе может быть только спикер, бегающий в ужасе. Эмоциональное состояние организатора прямо конвертируется в результат. Я не говорю о пофигистичности. Я говорю о стальных нервах, когда форсмажоры решаются с состоянием «спокойно, сейчас все решим». И фиг кто выбьет меня из равновесия. И все решается.

2. Планирование. Я не знаю почему, но почему-то для многих организация события — это стихийное и неуправляемое цунами. Оно так и будет, если вы хорошо не подготовились, не определили время, не прописали ответственных и устроили себе цейтнот накануне. Любое событие я начинаю всегда с планирования и определения бюджета. Я один раз сделала чек-листы и перешла тут же на другой уровень. Поверьте, вас сложно будет чем-то удивить, если вы хорошо подготовились.

3. Управление рисками. Этот пункт один из самых неделаемых. Опять же, я не очень понимаю, почему. Потому что заранее всегда известно где вылезет «жопа». И «я так и знал» — это не оправдание, а просто повод для того, чтобы подготовиться. Напишите все риски. Напротив каждого напишите по 10-балльной шкале вероятность возникновения, степень влияния на результат и три способа альтернативного решения. Самые важные подстрахуйте документально. Определите стоимость решения рисков и заложите в бюджет стоимость решения первых трех по коэффициенту (вычисляется путем перемножения цифр второго и третьего пункта). Пусть у вас будет план действий «при пожаре». Таких пунктов меньше, чем вы себе представляете. К примеру, один из таких может быть «помещение отвалилось». Причин может быть множество — от перемены зала и оперативного перемещения участников (у меня всегда два варианта зала и бюджет на перемену заложены изначально), до быстрого решения форсмажора в существующем (например, владельцы решили в одностороннем порядке изменить цену. На этот случай у меня есть серьезная аргументация в виде договора и артиллерия по решению конфликтов). Заболел спикер, не работает электричество, сломалось оборудование и тп. На всех них можно споткнуться и упасть. А можно предугадать и шагнуть.

4. Играть в супермена. Поверьте, самое последнее что стоит делать — это переоценить себя, а потом долго и дорого восстанавливаться. У вас есть ресурсы. Времени, финансов, людей. Вот и управляйте ими. Берите волонтеров, ищите возможности. Ваша задача — быть дирижером, а не уборщицей на концерте. Организатор — это управленец. Вот и управляйте. Конечно, это не относится к людям, которые рады найти любую героическую ситуацию и бросаются ее решать, а с последним вздохом говорящие «похвалите меня». Поверьте, гораздо приятнее управлять ситуацией, быть на каблуках и при параде, общаться с гостями, а потом сказать себе «я молодец». Я знаю о чем говорю. Поверьте, я самый склонный к суперменству человек. Но даже я давно поняла принцип и мой дофамин давно другого качества.

Нашему обществу и рынку очень не хватает организаторов. Хороших, классных, эффективных. Пожалуйста, не убивайте себя! Будьте здоровы и счастливы! Надеюсь, моя маленькая статья поможет вам по-другому взглянуть на организацию событий. И вдохновляющих и денежных проектов вам!
(с) Вера Земскова

Оригинал записи: https://goo.gl/1dK1Nf

Добавить комментарий